Beschaffung

Beschaffung

Bedeutung ist abhängig von der Branche

• Dienstleistungsunternehmen
  • Beschaffung von Bsp.: Büroartikeln, Firmenwaren, Sub-Dienstleistern
• Industrieunternehmen
  • Beschaffung von Materialien für die Herstellung
  • u.a. Rohstoffe, Zulieferteile
• Handel
  • Warenwirtschaft
  • Wiederverkauf gekaufter Produkte
  • Kerngeschäft

Prozessablauf

1. Bedarfsermittlung
2. Bezugsquellenermittlung
3. Lieferantenauswahl
4. Bestellabwicklung
5. Bestellüberwachung
6. Wareneingang
7. Rechnungsprüfung
8. Zahlungsabwicklung

Bedarfsermittlung

Dispositionsverfahren

Bestellanforderung (BANF) (SAP)

• interner Beleg mit dem zum Einkauf aufgefordert wird
• ein Material oder Dienstleistung in bestimmter Menge zu bestimmten Termin zu beschaffen

Bezugsquellenermittlung

• nach Feststellung des externen Bedarfs

• Aufgabe des Einkaufs, Bezugsquellen festzustellen

• erst Bezug auf alte Bezugsquellen

• wenn keine geeignete vorhanden ist

  • kann durch Anfrage und Angebot eine neue gefunden werden
    • Anfrage: Aufforderung an mögliche Lieferanden ein Angebot abzugeben
  • Eingegangene Angebote werden verglichen

Lieferantenauswahl

• nach Ermittlung von Bezugsquellen wird Lieferant (Bezugsquelle) festgelegt

• mögliche Entscheidungsregeln für Auswahl

  • NUR der günstigste oder zuverlässigste
    • Qualität, Termintreue, Service
  • günstigste bzw. zuverlässigste Lieferant bis zu vorgegebenen Bestellvolumen
  • mehrere günstige Lieferanten in einem Verhältnis
  • Global und Multiple Sourcing

Bestellabwicklung

• erst durch Bestellung wird Lieferant formal aufgefordert
• zu bestimmten Zeitpunk eine bestimmte Menge an Materialien zu entsprechenden Konditionen

Exkurs: Warum E-Procurement?

Durch E-Procurement-Lösungen können Kosten / Zeitbedarf von Bestellvorgängen stark reduziert werden.

Durch Vereinfachung des Vorgangs und Minimierung der Teilhabenden Personen.

Bestellüberwachung

• Überprüfen von offenen Bestellungen
• Bei ausbleibenden Lieferungen
  • Ausgabe von Mahnungen
  • ggf. Einträge in Lieferantenstammdaten

Wareneingang

• Wareneingang verbucht eingegangene Ware mit Bezug zur Bestellung

• Mengenprüfung

  • Prüfung der gelieferten Menge, ob bestellter Menge entspricht
  • ggf. Restmenge anmahnen

• Qualitätsprüfung

  • Abhängig von Produkten
  • Einzelprüfung, Stichproben usw.

Rechnungsprüfung

• Eingehende Lieferantenrechnungen sachlich, preislich und rechnerisch prüfen und buchen

• durch Buchung Erzeugung von 2 Belegen

  • Logistik-Rechnungsbeleg
    • gebuchte Rechnungsdaten
    • zugrunde liegende Bestellung / Lieferscheine und Wareneingänge
  • Buchhaltungsbeleg
    • Dokumentation der Buchung auf entsprechenden Konten in der Finanzbuchhaltung

Zahlungsabwicklung

• durch Buchung einer Rechnung entstehen Verbindlichkeiten auf Kreditorenkonto
• Da Rechnung nicht direkt bezahlt wird, besteht ein offener Posten
• zum Abschluss des externen Beschaffungsprozesses wird Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten durch Zahlung ausgeglichen