Geschäftsprozessoptimierung

Geschäftsprozessoptimierung

• Ziel: mit schlanken und wertschöpfenden Prozessen Erfolge zu erzielen

Vorgehensweise

IST-Analyse

• Detaillierte Bestandsaufnahme der Prozesse
  • Arbeitsabläufe
  • Informationsflüssen
  • eingesetzte IT- Systeme
  • ausführende Stellen etc
  • Methoden: Interviews, Checklisten
• Erstellen von Prozessmodellen
• Erfassung von Kennzahlen

Kennzahlen

Zahlen, die in präziser und konzentrierter Form über wichtige, zahlenmäßig erfassbare Tatbestände und Entwicklungen einer Organisation berichten

Kriterien zur Bewertung von Geschäftsprozessen

Beispiele für Kennzahlen

• Prozesszeit
  • Rüsten
  • Bearbeitung
  • Liegen
  • Transport
  • Kontrolle
• Prozessqualität
  • Anzahl an Reklamationen
  • Termintreue
  • Ausschuss
• Prozesskosten
  • Bearbeitungskosten
  • Transportkosten

Wichtige Ergebnisse

• Identifizierte Schwachstellen eines Prozesses und deren Ursachen
• Ansatzpunkte zur Verbesserung / Optimierung von Prozessen

Beispiele für Schwachstellen

• Doppelarbeiten aufgrund unklarer Zuständigkeit
• Rückfragen aufgrund fehlender Informationen und/oder Kompetenzen
• Schleifen
• (Häufige) Bearbeiterwechsel
• Delegation von Entscheidungen an den Vorgesetzten
• manuelle Dateneingaben

Ursachen für Prozessvarianten

• Regeln
  • gesetzliche
  • branchenspezifische
  • länderspezifische
  • unternehmensinterne
• Gewohnheiten
  • kulturelle
  • charakterliche
• Kompetenzen
  • Management
  • Mitarbeiter
  • IT

Vorteile der Standardisierung

• Economies of Scale
• Zuverlässigkeit
• Sicherheit für die Mitarbeiter
• Planbarkeit
• Systematische Verbesserung

op-down vs. Bottom-up

• Top Down
  • an den Unternehmenszielen ausgerichtete Prozessziele
  • Forderung und Förderung durch das Top-Management
  • ganzheitliche Betrachtung
• Bottom Up
  • fachliche Kompetenz
  • Akzeptanz

Soll-Konzeption

Ziel: Verbesserung des aktuellen Zustandes

Mögliche Maßnahmen

• Verbessern von Prozessschritten
• Verkürzung von Prozessschritten
  • Verkürzung der Wartezeiten
    • Zusammenlegen
    • Wegfall
  • Ändern der Reihenfolge
    • Parallelisieren
      • Auslagern

Bewertung

• Der / die Soll-Prozesse sind zu bewerten.
• Weitere Faktoren:
  • Notwendige Maßnahmen
  • Investitionen
  • Realisierungsdauer